Ochrona danych osobowych

Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (COP) z siedzibą w Łodzi, 90-101, ul. Moniuszki 7/9, pełniąc funkcję Instytucji Pośredniczącej dla programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027, jest administratorem danych osobowych,
czyli podmiotem, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych m.in. wnioskodawców, beneficjentów, pełnomocników, partnerów oraz ich pracowników, jak również podmiotów, które realizowały dostawy lub usługi finansowane
ze środków UE (dostarczone w związku z obowiązkiem dokumentowania wydatków w projekcie), jak również uczestników projektów czy ostatecznych odbiorców wsparcia.

Przedstawiana informacja w sposób syntetyczny i przejrzysty prezentuje cele gromadzenia i przetwarzania danych w COP, którym przyporządkowano podstawy prawne wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO oraz przepisów prawa powszechnie obowiązujących, określając jednocześnie  obowiązek lub dobrowolność podania danych oraz sposób ich pozyskania.

Niezależnie od przedstawionej informacji w poszczególnych procesach COP podmiotom danych udostępnia się informacje o zasadach przetwarzania danych (klauzule informacyjne) bezpośrednio lub za pośrednictwem strony umowy.

Zasady przetwarzania danych w kwestiach związanych z funkcjonowaniem COP jako jednostki sektora finansów publicznych zostały upublicznione na stronie www.bip.cop.lodzkie.pl.

W COP wyznaczono Inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować za pośrednictwem maila: iod@cop.lodzkie.pl lub pisząc na adres siedziby.

Szczegółowe cele:

• nabór i wybór projektów do dofinansowania oraz upowszechnienie informacji o wynikach konkursów,
• zawarcie umów o wykonanie i dofinansowanie projektów,
• nadzór nad wykonaniem projektów, ich ewaluacja, kontrola, audyt,
• ocena działań informacyjno-promocyjnych, 
• odbiór projektów, ich ocena i sprawozdawczość oraz rozliczenie finansowe,
• gdy będzie miało to zastosowanie ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń,
• wypełnianie obowiązków archiwizacyjnych. 

Kategorie osób:

• wnioskodawcy, beneficjenci, pełnomocnicy, partnerzy oraz ich pracowników,
• osoby, którym beneficjent powierzył realizację zadań w ramach Projektu,
• uczestnicy Projektów,
• osoby fizyczne, których dane widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z realizacją praw i obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie lub do podjęcia działań poprzedzających jej zawarcie (jeśli strona jest osobą fizyczną),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r.  o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku obowiązkiem archiwizacji dokumentacji wynikającym z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Obowiązek / dobrowolność podania danych:

Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, wynika z przepisów prawa i jest niezbędny do dokonania oceny wniosku i prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie, oraz realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Niepodanie danych może skutkować negatywną oceną wniosku lub nie zawarciem umowy o dofinansowanie, niepodanie danych na etapie realizacji umowy uniemożliwia wywiązanie się z obowiązków nałożonych na beneficjenta umową o dofinansowanie.

Źródło danych:

Beneficjent w związku z ubieganiem się i rozliczeniem projektu podaje dane swoje oraz innych osób.
Informacja o zasadach przetwarzania danych jest przekazywana za jego pośrednictwem.
COP może pobierać dane z rejestrów publicznych.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentacji, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Informacja dodatkowa:

Klauzula informacyjna dla wnioskodawców i ich pełnomocników udostępnione są w trakcie naboru projektów (część wniosku o dofinansowanie).
Klauzule informacyjna dla personelu Beneficjenta i partnerów, ich personelu oraz uczestników Projektu i osób fizycznych których dane widnieją na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków udostępnione są za pośrednictwem Beneficjenta (stanowią załącznik do umowy o dofinansowanie oraz są udostępnione w dokumentacji konkursu).

Szczegółowe cele:

• wyboru instytucji wdrażającej fundusz powierniczy,
• zawarcie umowy o finansowanie,
• nadzorowanie wykonania projektu, jego ewaluacje, kontrola i audyt,
• ocena działań promocyjno-informacyjnych,
• rozliczenie projektu, jego ocenę i sprawozdawczość oraz rozliczenie finansowe,
• ewentualnie ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• wypełnianie obowiązków archiwizacyjnych. 

Kategorie osób:

• osoby reprezentujące Bank Gospodarstwa Krajowego,
• partnerzy finansujący (w ramach podpisanych umów operacyjnych),
• osoby reprezentujące partnerów finansujących,
• ostatecznych odbiorców wsparcia w ramach realizacji umowy o finansowanie (podpisujący umowy inwestycyjne),
• osoby fizyczne, których dane zostały przekazane w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r.  o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku obowiązkiem archiwizacji dokumentacji wynikającym z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Obowiązek / dobrowolność podania danych:

Podanie danych osób reprezentujących BGK jest warunkiem zawarcia umowy.

Źródło danych:

Obowiązek dostarczenia danych ostatecznych odbiorców wsparcia oraz osób, których dane będą przekazane w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków wynika z przepisów prawa i został nałożony na BGK umową o dofinansowanie projektu.
COP może również pobierać dane z rejestrów publicznych.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentacji, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Informacja dodatkowa:

Klauzule informacyjne dla partnerów finansujących udostępnione są za pośrednictwem BGK.
Klauzule informacyjne dla ostatecznych odbiorców wsparcia zamieszczane są na stronach partnerów finansujących.

Szczegółowe cele:

Publikacja list projektów pozytywnie ocenionych pod względem zgodności z kryteriami formalnymi, list projektów pozytywnie ocenionych pod względem zgodności z kryteriami merytorycznym, list projektów wybranych do dofinansowania, listy osób wchodzących w skład Komisji Oceny Projektów.

Kategorie osób:

• Wnioskodawcy,
• Beneficjenci,
• członkowie Komisji Oceniającej Projekty (Pracownicy i Eksperci).

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r.  o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku obowiązkiem archiwizacji dokumentacji wynikającym z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Dane zebrane na etapie ogłaszania konkursów o dofinansowanie w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027. Podanie danych i akceptacja regulaminu konkursu jest warunkiem udziału w nim. Informacja o podaniu do publicznej wiadomości jest jednym z jego postanowień.
Niepodanie danych w procesie ubiegania się o dofinansowanie projektu może skutkować negatywną oceną wniosku.

Okres przechowywania:

W przypadku Beneficjentów będących osobami fizycznymi dane będą uwidocznione na stronie przez okres 2 lat od dnia pierwotnej publikacji.

Informacja dodatkowa:

Wnioskodawca zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem konkursu a członek KOP dodatkowo z Instrukcją wykonawczą.
Dokumenty zawierają informację o przebiegu procesu przyznawania dofinansowania, w tym o zasadzie upubliczniania danych na stronie internetowej. 

Szczegółowe cele:

• rejestracji subskrybenta,
• wysyłki newslettera,
• udostępniania dokumentacji w trakcie audytu i kontroli,
• sprawozdawczości z działań realizowanych w programie operacyjnym,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

• Subskrybenci newslettera

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r.  o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku obowiązkiem archiwizacji dokumentacji wynikającym z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Obowiązek / dobrowolność podania danych:

Administrator danych zebrał dane za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie www.cop.lodzkie.pl.
Zapis na newslettera jest dobrowolny, korzystanie z usługi wymaga podania danych. Brak danych uniemożliwia realizację wysyłki.

Okres przechowywania:

Do czasu rezygnacji subskrybenta z usługi newsletter.

Informacja dodatkowa:

Informacja o zasadach przetwarzania danych udostępniona przy formularzu zapisu na subskrypcję newslettera.

Szczegółowe cele:

• rekrutacji uczestnika na spotkanie informacyjne, szkolenie,
• obsługi spotkania, szkolenia,
• udostępniania dokumentacji do celów audytu, kontroli,
• sprawozdawczości działań realizowanych w programie operacyjnym,
• udostępniania dokumentacji w trakcie audytu i kontroli,
• wypełnienia obowiązków archiwizacyjnych.

Kategorie osób:

• Uczestnicy zapisujący się na wydarzenia.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)  2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, Funduszy na Rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji
  i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami
  i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231.159 z dnia 30 czerwca 2021 r.) oraz ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r.  o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027,
• art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom
  z niepełnosprawnościami,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku obowiązkiem archiwizacji dokumentacji wynikającym z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Dane zebrane za pośrednictwem formularzy udostępnionych na stronie internetowej www.cop.lodzkie.pl lub www.funduszeeu.lodzkie.pl.

Uczestnictwo w wydarzeniu jest dobrowolne, ale wymaga podania danych z uwagi na rozliczalność usług świadczonych w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027. Niepodanie danych uniemożliwia rezerwację miejsca. 

Podanie informacji umożliwiających wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez COP jest dobrowolne, niepodanie danych może utrudnić udział w wydarzeniu.

Okres przechowywania:

Dane będą przechowywane do czasu rozliczenia programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Łódzkiego na lata 2021-2027 z uwzględnieniem obowiązku archiwizacji dokumentacji, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi uzgodnionymi z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym.

Informacja dodatkowa:

Współadministratorami danych zebranych przez stronę www.funduszeeu.lodzkie.pl są Zarząd Województwa Łódzkiego, COP oraz Wojewódzki Urząd Pracy. Podmioty za pośrednictwem strony www zapewniają informacje o programie regionalnym i jego promocja w zakresie zgodnym ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich 2021-2027 raz Strategię komunikacji programu Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027.    

Szczegółowe cele:

• prowadzenie polityki informacyjnej, w tym zapewnienie informacji o programie regionalnym FEŁ2027 i jego promocja w zakresie zgodnym ze Strategią komunikacji Funduszy Europejskich 2021-2027 oraz Strategią komunikacji programu Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027,
• informacja i promocja programu z udziałem przedsiębiorców, którzy skorzystali ze wsparcia i zrealizowali plany rozwoju dzięki pozyskanemu dofinansowaniu z Funduszy Unii Europejskiej,
• umożliwienia wchodzenia w interakcje i kontakt z COP,
• prowadzenie analiz statystycznych za pośrednictwem narzędzi dostarczonych przez serwisy

Kategorie osób:

• Beneficjenci i osoby utrwalone na zdjęciach i filmach w miejscu realizacji projektu zamieszczanych na portalach społecznościowych czy kanałach informacyjnych.
• Użytkownicy Facebooka, LinkedIn i YouTube.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. e RODO realizacja zadania publicznego w związku z ustawą z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.

Obowiązek/ dobrowolność podania danych:

Korzystanie z serwisów wymaga podania danych zgodnie z regulaminami dostawców.

Dane pochodzą z profili osób inicjujących kontakt – obserwujących, wchodzących w reakcję, wysyłających wiadomości za ich pośrednictwem, są to m.in. identyfikator użytkownika, zdjęcie profilowe, inne zdjęcia, które również mogą zawierać wizerunek, treść komentarzy. Aplikacje zapisują również dane techniczne dotyczące wizyty użytkownika w serwisach (np. adres IP, nazwa domeny, typ przeglądarki, typ systemu operacyjnego, anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających fanpage’a, kanał informacyjny itp.).

Okres przechowywania:

Dane nie są archiwizowane poza serwerami, na których prowadzone są portal społecznościowy czy kanał.

Dane są dostępne do czasu podjęcia decyzji o zaprzestaniu ich prowadzenia lub do czasu usunięcia ich przez użytkownika.

Zasady retencji danych użytkowników gromadzonych w serwisach określają ich regulaminy.

Przekazywanie danych poza UE:

Dostawcy usług w regulaminach mogą wprowadzić postanowienia o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, deklarują jednocześnie wykorzystywanie standardowych klauzuli umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i opierać się na jej decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w odniesieniu do określonych krajów.

Informacja dodatkowa:

Klauzula dla użytkowników mediów udostępniona na poszczególnych portalach (w sekcji informacja).

Uczestnictwo Beneficjenta w realizacji materiału promującego program (materiały foto, audio, video czy materiałów drukowanych) jest dobrowolne. W działaniach wykorzystywane jest zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku uzyskiwane zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawach pokrewnych. Materiały mogą być wykorzystywane w działaniach informacyjno-promocyjnych przez wszystkie podmioty zaangażowane we wdrażanie Funduszy Europejskich.

Prawo osób, w tym prawo do wniesienia sprzeciwu użytkownik realizuje samodzielnie na zasadach przewidzianych w regulaminach serwisów:
1) LinkedIn – Zasady ochrony prywatności – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
2) Facebook – Zasady ochrony prywatności – https://www.facebook.com/privacy/policy/?locale=pl_PL
3) YouTube – Zasady ochrony prywatności – https://www.youtube.com/intl/ALL_pl/howyoutubeworks/user-settings/privacy/#your-data-in-youtube

W związku z prowadzoną działalnością COP może przekazywać dane osobowe następującym podmiotom:

• podmiotom, którym Instytucja Zarządzająca powierzyła wykonywanie zadań związanych z realizacją poszczególnych programów operacyjnych, w tym w szczególności podmiotom pełniącym funkcje instytucji pośredniczących i zarządzających,
• instytucjom, organom i agencjom Unii Europejskiej, a także innym podmiotom, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem poszczególnych programów operacyjnych,
• podmiotom wspierającym COP w prowadzonej działalności (np. dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym działalność COP, firmom szkoleniowym, firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe), przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z COP i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• dane mogą być udostępniane i przekazywane podmiotom trzecim, w ramach prowadzonych w COP czynności kontrolnych i audytorskich, na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub podpisanych umów,
• użytkownikom stron internetowych oraz mediów społecznościowych,  na których upubliczniane są dane m.in. wnioskodawców, beneficjentów, osób uczestniczących w popularyzacji efektów zrealizowanych zadań,
• osobom wnioskującym o dostęp do informacji publicznej.

Przysługujące prawa:

• dostępu do danych oraz ich sprostowania, a na czas jego realizacji żądania ograniczenia ich przetwarzania;
• sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych w związku z realizacją zadań publicznych z zachowaniem dobrowolności skorzystania z oferty np. prowadzenia niektórych działań informacyjnych i promocyjnych;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku przetwarzania danych niezgodnie z prawem,
• bycia poinformowanym o zdarzeniu naruszenia ochrony danych oraz m.in. o podjętych środkach zaradczych, jeżeli w toku działania COP dojdzie do incydentu, który może powodować wysokie naruszenie praw i wolności osób, których dane dotyczą. 

Z uwagi na podstawy przetwarzania wykorzystywane w procesach związanych z realizacją celów statutowych nie mają zastosowania: 

• prawo wycofania zgody,
• prawo do przenoszenia danych, jeśli dane przetwarzane w zbiorach papierowych, 
• prawo usunięcia danych (z uwagi na obowiązek archiwizacji dokumentacji),
• prawo do niepodlegania zautomatyzowanym decyzjom (decyzje nie są oparte o profilowanie).

W przypadku braku możliwości skorzystania z prawa zostaniesz o tym poinformowany w odpowiedzi na wniosek.

Wnioski w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą mogą zostać złożone:

1. osobiście w siedzibie COP w Łodzi przy ul. Moniuszki 7/9, po okazaniu dokumentu poświadczającego tożsamość;
2. drogą elektroniczną cop@cop.lodzkie.pl, za pośrednictwem platformy ePUAP: /COPLodz/SkrytkaESP, na adres doręczeń elektronicznych: AE:PL-17011-88239-ICVHG-22

Ze względów bezpieczeństwa administrator potwierdza tożsamości osoby wnioskującej o realizację żądania.
Tożsamość potwierdza się poprzez:

1. okazanie dokumentu tożsamości (więcej: https://www.gov.pl/web/ia/dokument-potwierdzajacy-tozsamosc-i-obywatelstwo3);
2. własnoręczny podpis pod żądaniem albo kwalifikowany podpis elektroniczny (więcej: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075).

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie?

We wniosku należy przekazać, co najmniej:

1. dane identyfikacyjne, które pozwolą zidentyfikować, w jakich procesach dane osobowe w COP były przetwarzane (imię i nazwisko, numer PESEL – jeżeli był w naszej dyspozycji, adres zamieszkania, numer telefonu, e-mail),
2. z jakiego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać,
3. jaki jest preferowany kanał kontaktu zwrotnego.

W tym celu można również skorzystać z formularza.

Zakres przysługujących praw zależy od podstawy prawnej zbierania danych.

Informacja przekazywana na etapie pozyskiwania danych może również wskazywać szczególny sposób realizacji niektórych praw.

Przykładowo:

1. prawo do sprzeciwu w przypadku usługi newsletter można zrealizować poprzez link służący wypisania się z subskrypcji,
2. prawo do wycofania zgody w przypadku utrwalenia i rozpowszechniania wizerunku w materiałach promocyjnych należy się skontaktować wysyłając informację na adres promocja@cop.lodzkie.pl. 

Możliwość skorzystania z tej ścieżki nie wyklucza realizacji praw na zasadach ogólnych.

Czas rozpatrzenia

COP udziela odpowiedzi na każde zgłoszone żądanie realizacji ww. prawa bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia odpowiedzi w innej formie.

W wyjątkowych sytuacjach, tj. z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań w danym okresie, termin realizacji może się przedłużyć o kolejne 2 miesiące, o czym wnoszący zostanie poinformowany nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, z podaniem przyczyny przedłużenia.

W przypadku, gdy nie ma podstaw do realizacji żądania osoby, której dane dotyczą, Administrator danych informuje o tym osobę, której dane dotyczą, wskazując powody niepodejmowania działań oraz informując o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Administrator danych informuje o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że byłoby to niemożliwe lub wymagające niewspółmiernie dużego wysiłku.

Za niewspółmierny duży wysiłek Administrator danych uważa sytuację, gdy wysiłek włożony w przekazanie informacji jest nieproporcjonalny i w danym przypadku nieuzasadniony względem celu, dla którego wysiłek ten miałby być podjęty.

Za niewspółmierny duży wysiłek uważa się:

1. brak kontaktu mailowego;
2. nieznajomość tożsamości odbiorców w chwili dokonania sprostowania lub usunięcia;
3. poinformowanie o zmianie odbiorców, którym udostępniono dane osobowe wcześniej, niż rok od chwili dokonania sprostowania lub usunięcia danych.

Informacje dodatkowe

Każda osoba realizująca prawo do informacji podaje dane osobowe pozwalające ustalić jej tożsamość i porównać z danymi osobowymi zgromadzonymi w COP. Podanie danych jest niezbędne aby móc zrealizować wniosek. Brak podania danych uniemożliwia realizację żądania w zakresie lub formie w nim wskazanym, nieuzupełnienie danych w terminie 7 dni od wzywa oznacza pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. Wnioski będą przechowywane przez okres 10 lat.

Informacja o zasadach przetwarzania danych udostępniona jest na wniosku o realizację praw osób.