Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia. Dowiedz się zatem, jakie załączniki musisz dołączyć do umowy oraz jak powinieneś zabezpieczyć wykonanie projektu.
Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania
Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. O procedurach dokonywania takiej oceny będziesz mógł się szczegółowo dowiedzieć z regulaminu konkursu, w którym ubiegasz się o dotację. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może również mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas Instytucja Zarządzająca podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania projektów spośród tych, które uzyskały minimum punktowe na etapie oceny merytorycznej, bądź też decyduje o powiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.
Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma, potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zostaniesz również poinformowany o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.
Wymagane dokumenty
Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Szczegółowy wykaz wymaganych od Ciebie załączników będzie się znajdował w dokumentacji konkursu, w którym ubiegasz się o dotację. Ich listę otrzymasz po podjęciu decyzji o wyborze Twojego projektu do dofinansowania.
Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo przedsiębiorcy realizujący projekty przyczyniające się do rozwoju firmy, najczęściej zobowiązani są dostarczyć:
- zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON;
- kopię umowy o prowadzeniu rachunku bankowego wyodrębnionego wyłącznie do obsługi projektu;
- aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami);
- dokumenty środowiskowe, potwierdzające, że realizowany projekt nie będzie negatywnie wpływał na środowisko naturalne;
- oświadczenia (np. o statusie mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa; dysponowaniu nieruchomością na potrzeby realizacji projektu, itp.);
- inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu, albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.
Formy Zabezpieczenia
Po podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu w terminie 14 dni od daty podpisania umowy. Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie państwowych jednostek budżetowych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.
Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.
Główne postanowienia umowy
Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu, a także budżet. W jej treści określone są:
- strony umowy;
- wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
- szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
- obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
- zasady dokonywania kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
- zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
- wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
- zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
- zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
- wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.
Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Stanie się on załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.
Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie osiągnąłeś założonych wskaźników). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić w sytuacji, gdy nie dochowasz obowiązujących procedur, związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeśli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie COP – instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. W przypadku, gdy Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.
Dokumenty niezbędne do podpisania umowy w ramach konkursu RPLD.01.02.02-IP.02-10-003/16
Dokumenty niezbędne do podpisania umowy w ramach konkursu RPLD.02.02.02-IP.02-10-002/15