wzory pism

Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia. Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.

Wypłata dotacji

Dofinansowanie przekazywane jest Beneficjentowi w systemie refundacji w formie płatności pośrednich i końcowej, na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatność i po wniesieniu zabezpieczenia prawidłowej realizacji do Umowy o dofinansowanie. IP RPO WŁ może przekazać Beneficjentowi dofinansowanie w formie zaliczki w jednej lub kliku transzach przy czym Beneficjent zaliczki nie może przeznaczyć na cele inne niż związane z Projektem, w szczególności na tymczasowe finansowanie swojej działalności podstawowej. Wypłata drugiej i kolejnej transzy zaliczki uzależniona jest od prawidłowego rozliczenia wcześniej otrzymanej zaliczki. Dofinansowanie przekazywane jest Beneficjentowi nie później niż w terminie 90 dni od dnia przekazania przez Beneficjenta kompletnego wniosku o płatność z zastrzeżeniem, iż bieg terminu płatności może zostać przerwany przez IP RPO WŁ, w szczególności w przypadku:

  • gdy kwota ujęta we wniosku o płatność jest nienależna lub nie zostały przedłożone kompletne i odpowiednie dokumenty potwierdzające prawidłowość poniesionych wydatków;
  • wszczęto czynności związane z ewentualnymi nieprawidłowościami mającymi wpływ na przedstawione do rozliczenia wydatki.

Dofinansowanie przekazywane jest na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta w Umowie o dofinansowanie. Skutki wynikłe z niepoinformowania IP RPO WŁ o zmianie rachunku ponosi Beneficjent. Zmiana Umowy o dofinansowanie wymaga sporządzenia aneksu, co może spowodować wstrzymanie terminu płatności.

Dokumentacja w projekcie

Podstawą przekazania Beneficjentowi środków finansowych (w formie zaliczki lub refundacji poniesionych wcześniej wydatków) jest złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami za pośrednictwem aplikacji głównej Centralnego systemu teleinformatycznego - SL2014 zgodnie z aktualnym Podręcznikiem Beneficjenta w zakresie obsługi aplikacji SL2014.

Podręcznik Beneficjenta SL2014 wersja 2.7 (PDF)
Podręcznik Beneficjenta SL2014 wersja 2.7 (DOC)

Beneficjent zobowiązuje się do wyznaczenia osób uprawnionych do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z realizacją Projektu oraz ich zgłoszenia do pracy w ramach aplikacji głównej Centralnego systemu teleinformatycznego - SL2014, zgodnie z „Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020”.

We wniosku o płatność Beneficjent wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu oraz dokumenty niezbędne do rozliczenia przedstawionych wydatków, a także przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji Projektu. Weryfikacja wniosków o płatność polega w szczególności na sprawdzeniu kwalifikowalności wydatków zgodnie z „Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”. Ostateczna weryfikacja informacji zawartych w złożonych wnioskach o płatność, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, odbywa się podczas kontroli na miejscu realizacji Projektu po  jego zakończeniu.

Informacja końcowa z realizacji projektu

Informacja z realizacji projektu

Uniwersalny formularz zmian

Wydłużenie terminu złożenia wniosku

Wydłużenie terminu złożenia korekty wniosku o płatność

Wydłużenie terminu na rozliczenie zaliczki

Wzór oświadczenia dotyczącego ewidencji

Wzór zgody na pomniejszenie nieprawidłowości z kolejnych płatności

Wzór oświadczenia dotyczącego racjonalności i efektywności zakupu amortyzowanego ŚT, WNiP

Oświadczenie o spełnieniu norm rynkowych przez używany środek trwały

Wzór oświadczenia dotyczącego zakupu amortyzowanego ŚT, WNiP bez udziału współfinansowania z UE budżetu państwa

Wzór oświadczenia do PK Księgi przychodów i rozchodów

Oświadczenie o zgodności wyceny operacji w walucie z polityka rachunkowości

Oświadczenie, że środek trwały nie był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych

Wzór zapisów na fakturze lub na równoważnym dokumencie księgowym

Wzór oświadczenia dotyczącego opłacenia wszystkich składników wynagrodzenia

Wzór oświadczenia dotyczącego amortyzacji

Wzór oświadczenia dotyczącego dofinansowania kosztów wynagrodzeń


W przypadku niedostępności aplikacji głównej Centralnego systemu teleinformatycznego - SL2014 Beneficjent  zgłasza IP RPO WŁ awarię poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. zgodnie z „Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020”. W przypadku potwierdzenia awarii aplikacji głównej Centralnego systemu teleinformatycznego - SL2014 proces rozliczania Projektu oraz komunikowania się Beneficjenta z  IP RPO WŁ odbywa się w formie pisemnej. Wszelka korespondencja, aby została uznana za wiążącą, musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Beneficjenta. W przypadku awarii  aplikacji SL2014 Beneficjent zobowiązany jest przygotować wniosek o płatność zgodnie z aktualną wersją „Instrukcji wypełniania wniosku o płatność z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 w przypadku awarii aplikacji głównej Centralnego systemu teleinformatycznego - SL2014”.